samenaankoop
overheidsopdrachten

Al sinds 1987 organiseert Koopkoepel groepsaankopen voor zorg- en welzijnsvoorzieningen in Vlaanderen en het Brussels Gewest. Zo willen we voor overheidsopdrachten het beste artikel aan de beste prijs op de juiste plaats verkrijgen.
Wij sluiten raamovereenkomsten met leveranciers en dienstverleners en hebben op dit moment overeenkomsten voor zo’n 60 productgroepen (diensten, gebruiks- en verbruiksgoederen). Wij staan in voor de prospectie en marktverkenning en zorgen voor de opmaak van het bestek tot en met het afsluiten van de overeenkomst. De uitvoering gebeurt per organisatie die op de lopende overeenkomst inschrijft.

Hoe verloopt een dossier?

  • vraagstelling
  • prospectie
  • procedure
  • beslissing
  • opvolging

1. vraagstelling

Vanuit een bepaald lid, of een groep van leden, kan de vraag komen om een bepaald project op te starten. Dit kan het beschrijven van een bepaald soort goed of dienst zijn waaraan behoefte bestaat binnen een bepaald soort voorziening(en).

2. prospectie

Koopkoepel staat in voor de prospectie en marktverkenning voor overheidsopdrachten. Bij moeilijke dossiers, bijvoorbeeld voor de groepsaankoop van energie of digitale televisie, doen we beroep op externe specialisten. Bedoeling hiervan is met ons bestek een zo optimaal mogelijk resultaat te bereiken. We proberen het antwoord te vinden op volgende vragen:

  • Is er in meerdere voorzieningen behoefte aan het gevraagde?
  • Is het opportuun om deze opdracht op te nemen onder de vorm van een gegroepeerde opdracht? Zo ja, wat kan de optimale vorm zijn?
  • Zijn er geschikte aanbieders voor? Zo ja, welke is de optimale manier om dit in de markt te  zetten?

3. procedure

Het bestuursorgaan van Koopkoepel bespreekt het verslag van de vraagstelling en het voorafgaand onderzoek. Die oordeelt of het opportuun is om de opdracht aan te vatten. Is dat zo, dan wordt een projectleider aangesteld om het project samen met de dossierbeheerder op te starten. Wordt niet op de vraag ingegaan, dan wordt de vragende partij op de hoogte gebracht. De projectcommissie vat hierna de activiteiten aan en finaliseert met een gemotiveerd besluit om het project al dan niet te gunnen.

Koopkoepel voert de volledige procedure van de overheidsopdracht en doet dat met optimale zorg en professionaliteit. Dit om te vermijden dat u als organisatie die inschrijft op de overeenkomst zelf risico loopt om in gerechtelijke procedures meegesleurd te worden. Hierin neemt Koopkoepel steeds zelf de verantwoordelijkheid.

4. beslissing

Wanneer we een bestek publiceren wordt u vanuit onze applicatie verwittigd zodat u tijdens de inschrijfperiode kan inschrijven. Ook bij toewijzing wordt u als u inschreef op een dossier verwittigd via de applicatie.

Ook indien u momenteel nog een lopende verbintenis hebt en pas later wenst in te stappen, moet u tijdens de periode al inschrijven. U vermeldt bij inschrijving dan gewoon vanaf welk moment u zal instappen.

5. opvolging

Koopkoepel volgt alle aspecten van de uitvoering op. Elke maand maken wij een overzicht van de dossiers, samen met het voortgangsrapport . De communicatie met de leverancier verloopt wel steeds via de ingeschreven organisatie.

Tools

Een handige verzameling documentatie, rond specifieke dossiers of handleidingen voor samenaankoop en overheidsopdrachten.

HEEFT U SUGGESTIES?

U wenst voor uw project
een samenaankoop te organiseren?

EEN PROBLEEM MELDEN

Liep er iets mis tijdens de uitvoering van een opdracht die valt onder de samenaankoop van Koopkoepel?

Zijn er vragen?
Veel antwoorden zijn beschikbaar in onze FAQ.

Werken voor koopkoepel.
Als vaste medewerker of in een specifiek dossier als projectleider.